شفافیت در اطلاع‌رسانی و ارتباطات پویا، هنر روابط‌عمومی‌ در نهادینه‌ کردن «تغییر» در سازمان
دکتر محمود ترابیان
چهارشنبه ۱۹ آبان ۱۳۹۵ ساعت ۱۶:۳۴
کد مطلب: ۴۷۹۸۱
 
 
Share/Save/Bookmark
 
یکی از ویژگی‌های شاخص عصر حاضر، تحوّلات شگرفی است که به‌طور مداوم رخ می‌دهد و هموار جوامع، سازمان‌ها و مدیرانِ آن‌ها را به چالش می‌کشاند. بدیهی است که بقا و ادامه حیات سازمان‌ها در چنین شرایطی، مستلزم شناخت مدیران سازمانی از محیط پیرامون خود و تغییرات آن بوده و واکنش به‌موقع و سنجیده در قبال این تحوّلات نیز موفقیّت و بقای سازمانِ مربوط را در پی خواهد داشت. با این مقدمه، در می‌یابیم که تغییر و تحوّل امری اختیاری و فانتزی نبوده، بلکه ضرورتی گریزناپذیر به‌شمار می‌رود.

بر همین اساس، در سازمان‌های پیشرو با بهره‌گیری از ظرفیت علم و فن‌آوری‌های نوین و نیز طراحی محصولات و خدمات جدید و متنوع، نیاز و سلایق مشتری را زودتر از خود آن‌ها، تشخیص داده و در راستای برطرف نمودن آن گام بر می‌دارند و بدین‌گونه خود دست به ایجاد تغییرات زده و محیط کسب‌وکار را تحت‌تأثیر قرار می‌دهند.

در چنین شرایطی، جایگاه روابط‌عمومی در همراه ساختن ارکان یک سازمان و در نهایت، موفقیّت فرآیند تغییر، بسیار حائز اهمیّت می‌باشد.

اگرچه که روابط‌عمومی زیرمجموعه یک سازمان است، ولی بیش‌ترین نقش و وظایف آن، به فراسوی مرزهای سازمان معطوف می‌شود. در واقع، روابط‌عمومی، ساختار اطلاعاتی سازمان به‌شمار می‌رود که با استفاده از ابزارهای پژوهشی، افکارسنجی، نظرسنجی، نیازسنجی و ... که جزء جدایی‌ناپذیر یک روابط‌عمومی پویا و دوسویه است، هر گونه تغییر و تحوّل بیرونی را شناسایی کرده، اثرات آن بر سازمان را مورد ارزیابی قرار داده و نتایج را به اطلاع تصمیم‌گیران سازمان می‌رساند و در نهایت، راهبرد مدیریت و گذر از بحران، پذیرش تغییر و یا راه‌کار مقابله با تغییرات منفی را به مدیران یادآور می‌شود.

در فرآیند پذیرش تغییر، روابط‌عمومی هم‌گام با مدیریت عالی سازمان، با مواردی هم‌چون: تشریح اهداف و تعیین چشم‌انداز آینده، یادآوری مداوم اصول و آرمان‌های سازمانی و اطلاع‌رسانی مستمر و پویا، مدیریت تغییر را تسهیل می‌سازد.

نخستین و مهم‌ترین گام در طی پروسه تغییر، تشخیص مشکل و یا احساس نیاز به اعمال تغییرات، به‌منظور رفع آن نارسایی است. باید پذیرفت که ديگر هيچ سازماني نمي‌تواند براي مدّت طولاني، نسبت به اطراف خويش بي‌تفاوت باشد؛ چرا كه هر سازمان، به ‌مثابه موجود زنده‌اي است كه تنها به شرطي مي‌تواند به حيات خود ادامه دهد كه توانايي تغيير پذيري و انطباق با محيط خود را داشته باشد، در غیر این‌صورت، محکوم به فنا خواهد بود.

از سوی دیگر، روابط‌عمومی یک سازمان، به‌عنوان متولی اصلی ارتباطات و اطلاع‌رسانی، می‌تواند هم‌چون پل ارتباطی دوسویه میان سازمان و محیط پیرامون ایفای نقش نموده و با گردآوری اطلاعات در مورد مشتریان، سهام‌داران، رقبا و ... و انعکاس این اطلاعات به مدیران ارشد سازمان، در اتخاذ تصمیم درست یاری‌رسان باشند.

گام بعدی، هم‌فکری و هم‌یاری جهت اعمال تغییرات مورد نظر در مجموعه است. امروزه، جایگاه روابط‌عمومی در سطح استراتژیک و عالی سازمان، امری پذیرفته شده است. از آن‌جا که یک سازمان موفق باید محیط پیرامون خود را جهت تبدیل تهدیدها به فرصت و نیز شناخت نقاط قوّت و ضعف خود برای برنامه‌ریزی کارآمد بشناسد، روابط‌عمومی، مورد اعتمادترین مرجع به‌شمار می‌رود. در واقع یک روابط‌عمومی کارآمد، هم‌چون یک پزشک، پس از تحقیق پیرامون مشکل و تشخیص عوامل به‌وجود آورنده آن، برنامه‌ریزی مناسب را جهت رفع آن، در اختیار مدیریت قرار می‌دهد.

اجرای برنامه تغییر و تحول در یک سازمان، به‌هیچ‌وجه کار ساده‌ای نیست. در چنین شرایطی، یک روابط‌عمومی متعامل می‌تواند ضمن بررسی و تحلیل واکنش‌ها مخاطبان درون و برون‌سازمانی، سازمان متبوع را نسبت به شناخت تصمیم‌های نامناسب خود و تلاش در راستای بهبود آن‌ها یاری رساند. بدین‌ترتیب، در همان ابتدای کار، از وقوع اشتباهات احتمالی جلوگیری به‌عمل خواهد آمد. گفتنی است که افراد، همواره در مقابل تغییر مقاومت می‌کنند و این تغییر نگرش و ایجاد اطمینان، تنها از طریق شفافیت در اطلاع‌رسانی و ارتباطات میسر خواهد شد و این هنر روابط‌عمومی است که به‌گونه‌ای با مخاطب ارتباط برقرار سازد تا اعتماد او را نسبت به سازمان تقویت کند.

در نهایت، نتایج حاصل از فرآیند تغییر، باید نهادینه شود تا به‌صورت یک اصل در آید؛ چرا که در غیر این‌صورت، در گذر زمان به‌دست فراموشی سپرده شده و همه چیز به حال اول باز می‌گردد. در چنین شرایطی، روابط‌عمومی می‌تواند با اطلاع‌رسانی نتایج مثبت حاصل از تغییرات و ارائه گزارش عملکرد به‌گونه‌ای که برای مخاطب قابل درک باشد، به روند نهادینگی و فرهنگ‌سازی نوآوری و تغییر کمک کند.
در پایان، خاطر نشان می‌شود که روابط‌عمومی با شناخت ظرفیت‌های گسترده و متنوع خود می‌تواند در جایگاه مدیریت استراتژیک و با بهره‌گیری از ابزارهای اطلاع‌رسانی و تبلیغی خود روند رو به‌رشد سازمان را توسعه و تحکیم بخشد.

* دکتر محمود ترابیان- مدیر امور روابط‌عمومی و اطلاع‌رسانی بانک آینده
 


 
 
 
 
برترین بانک ایران در سال 95 کدام بانک است؟
بانک ملی ایران
بانک صادرات ایران
بانک سپه
بانک پاسارگاد
بانک پارسیان
بانک سامان
بانک شهر
بانک سینا
بانک دی
بانک اقتصاد نوین
بانک خاورمیانه
بانک آینده
بانک انصار
بانک ایران زمین
بانک گردشگری
بانک کارآفرین
بانک کشاورزی
بانک رفاه کارگران
بانک مسکن
بانک ملت
بانک قوامین
بانک تجارت
بانک توسعه تعاون
بانک سرمایه
بانک قرض الحسنه مهر ایران
پست بانک
بانک حکمت ایرانیان
موسسه اعتباری کوثر
موسسه اعتباری ملل
موسسه اعتباری کاسپین